KVKK – Çankırı Veteriner Hekimleri Odası

Aydınlatma Metni

Amaç ve Tanımlar

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 10. maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla Çankırı Veteriner Hekimler Odası [ÇVHO] tarafından hazırlanmıştır.

Söz konusu kanun gereğince hangi kişisel verilerin ve bunların hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi, kişisel verilerle ilgili kanunun 11 inci maddesinde sayılan ilgili kişi hakları ve kişisel verileri işleme konusunda istisnaların neler olduğu hususlarında bilgilendirme ve aydınlatma yükümlülüğünün yerine getirilmesi amaçlanmıştır.

Kişisel verileriniz işleme amacı ile bağlantılı ve sınırlı olmak üzere, işlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde kaydedilecek, saklanacak, yeniden düzenlenecek, kanunen bu verileri talep etmeye yetkili olan kurumlar ile paylaşılacak, KVKK’nın öngördüğü hallerde ve koşullarda üçüncü kişilere aktarılacaktır.

ÇVHO olarak işleme amaçları ile sınırlı olmak üzere işlediğimiz kişisel verilerin neler olduğunu aşağıda inceleyebilirsiniz.

Kimlik

[Ad soyad, Anne- baba adı, Anne kızlık soyadı, Doğum tarihi, Doğum yeri, Medeni hali, Nüfus cüzdanı seri sıra no, TC kimlik no vb…]İletişim

[Adres no, E-posta adresi, İletişim adresi, Kayıtlı elektronik posta adresi (KEP), Telefon no vb..]Özlük

[Bordro bilgileri, Disiplin soruşturması, İşe giriş belgesi kayıtları, Mal bildirimi bilgileri, Özgeçmiş bilgileri, Performans değerlendirme raporlar vb…]Hukuki İşlem

[Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, Dava dosyasındaki bilgiler vb…]Fiziksel Mekan Güvenliği

[Çalışan ve ziyaretçilerin giriş çıkış kayıt bilgileri, Kamera kayıtları vb…]İşlem Güvenliği

[IP adresi bilgileri, İnternet sitesi giriş çıkış bilgileri, Şifre ve parola bilgileri vb…]Finans

[Malvarlığı bilgileri vb…]Mesleki Deneyim

[Diploma bilgileri, Gidilen kurslar, Meslek içi eğitim bilgileri, Sertifikalar, Transkript bilgileri vb…]Görsel ve İşitsel Kayıtlar

[Görsel ve İşitsel kayıtlar vb…]Sağlık Bilgileri

[Engellilik durumuna ait bilgiler, Kan grubu bilgisi, Kişisel sağlık bilgileri, Kullanılan cihaz ve protez bilgileri vb…]Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri

[Ceza mahkumiyetine ilişkin bilgiler, Güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler vb…]Oda Üyelerinin İşyeri Bilgisi [ÇVHO’ya üye veteriner hekimlerin işyeri bilgisi]Oda Üyelerinin Sicil Bilgisi [ÇVHO üyelerinin sicil bilgileri]

Kişisel Verilerin Toplanması, İşlenmesi ve İşleme Amaçları

Kişisel verileriniz, ÇVHO ile aranızdaki ilişkiye bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle birlikte; otomatik ya da otomatik olmayan yöntemlerle, ÇVHO birimleri, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir. Kişisel verileriniz, ÇVHO ile ilişkiniz devam ettiği müddetçe oluşturularak ve güncellenerek işlenebilecektir.

ÇVHO, kişisel verileri KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddesinde yer alan hukuki sebepler çerçevesinde aşağıda sayılı amaçlar için işlemektedir:

6343 sayılı Veteriner Hekimliği Mesleğinin İcrasına, Türk Veteriner Hekimleri Birliği ile Odalarının Teşekkül Tarzına ve Göreceği İşlere Dair Kanun hükümleri çerçevesinde veteriner hekimlerin ÇVHO’ya yazılma ve üyelik işlemlerinin yürütülmesi,

Türk Veteriner Hekimleri Birliği Hizmetlerinin Yürütülmesine İlişkin Uygulama Yönetmeliği hükümlerine göre veteriner hekimlerin ÇVHO’ya üyelik işlemlerinin yürütülmesi,

5363 sayılı Tarım Sigortaları Kanunu hükümleri kapsamında ÇVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması,

5996 sayılı Veteriner Hizmetleri, Bitki Sağlığı, Gıda ve Yem Kanunu hükümlerine göre ÇVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması,

5199 Sayılı Hayvanları Koruma Kanunu hükümlerine göre ÇVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması ve yasal işlemlerin yapılması,

1380 sayılı Su Ürünleri Kanunu hükümlerine göre ÇVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması ve yasal işlemlerin yapılması,

Hayvan Hastaneleri Yönetmeliği hükümlerine göre ÇVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması ve yasal işlemlerin yapılması,

Ev ve Süs Hayvanlarının Üretim, Satış, Barınma ve Eğitim Yerleri Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre ÇVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması ve yasal işlemlerin yapılması,

Hayvan Satış Yerlerinin Ruhsatlandırma ve Denetleme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik hükümlerine göre ÇVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması ve yasal işlemlerin yapılması,

Ev ve Süs Hayvanlarının Ticari Olmayan Hareketlerinde Uygulanacak Hayvan Sağlığı Şartlarına Dair Yönetmeliği hükümlerine göre ÇVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması ve yasal işlemlerin yapılması,

Veteriner Hekim Muayenehane ve Poliklinik Yönetmeliği hükümlerine göre ÇVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması ve yasal işlemlerin yapılması,

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi

Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini

Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi

İç Denetim/ Soruşturma Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi

Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

Talep / Şikayetlerin Takibi

Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi

Bahsi geçen amaçlarla gerçekleştirilen işleme faaliyetinin, KVK Kanunu kapsamında öngörülen sair veri işleme şartlarından herhangi birini karşılamıyor olması halinde, ilgili veri işleme sürecine ilişkin olarak ÇVHO tarafından ilgili kişiden açık rıza temin edilmektedir.

Kişisel Veriler Kimlere Hangi Amaçla Aktarılabilir?

ÇVHO, yukarıda belirtilen veri işleme amaçları ile sınırlı olmak üzere ve KVKK 8. ve 9. maddeler de belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları doğrultusunda gereken kişisel verileri, yasal yükümlülüklerden dolayı ilgili kamu kurum ve kuruluşlarıyla paylaşabilecektir. Ayrıca gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişileri ile veri işleme amaçlarının yerine getirilmesi kapsamında veri paylaşımı yapılabilecektir. Belirtilenlerin dışında yer alan kişisel verileriniz 3.kişilerle paylaşılmamaktadır.

Özel nitelikli kişisel verileriniz ise ancak açık rızanız ile veya kanunlarda öngörülen hâllerde işlenebilecektir. Sağlık verileri ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından açık rızanız dışında işlenmektedir (KVKK m.6).

Bunlarla birlikte iş başvuru formu ile beyan etmiş olduğunuz yahut daha sonradan çeşitli yollarla toplanan kişisel verileriniz; ÇVHO olarak vatandaşlara sunmuş olduğumuz hizmetlerin yerine getirilmesi amacıyla, göreviniz ifasıyla bağlantılı olarak işlenmekte ve aktarılmaktadır.

Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebebi

ÇVHO ile paylaştığınız kişisel verileriniz, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle, sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanmakta, elektronik ve/veya fiziksel ortamlarda saklanmaktadır. ÇVHO tarafından elektronik ve fiziksel ortamlarda saklanan kişisel verilerinizin saklandıkları ortamlarda korunmaları için gerekli güvenlik tedbirleri ve altyapı geliştirmeleri uygulanmaktadır. Kişisel verileriniz, size bildirilen amaçlar ve kapsam dışında kullanılmamak kaydı ile gerekli tüm bilgi güvenliği tedbirleri de alınarak işlenecek ve yasal saklama süresince veya böyle bir süre öngörülmemişse işleme amacının gerekli kıldığı süre boyunca saklanacak ve işlenecektir. Bu süre sona erdiğinde, kişisel verileriniz silinme, yok edilme ya da anonimleştirme yöntemleri ile ÇVHO veri akışlarından çıkarılacaktır.

Özel nitelikli kişisel verileriniz ise ancak açık rızanız ile KVKK 5. ve 6. maddeleri göz önüne alınarak “Kanunlarda Öngörülmesi” ve “Sözleşmenin İmzalanması” hukuki gerekçelerine dayanarak işlenebilecektir.

İlgili Kişinin Hakları

ÇVHO, olarak kişisel verisini işlediğimiz veri sahipleri 6698 sayılı Kanunun 11.maddesine göre İlgili Kişi olarak haklarınız aşağıdaki gibidir:

Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

7 nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

(e) ve (f) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Kanunun ilgili kişinin haklarını düzenleyen 11. maddesi kapsamındaki taleplerinizi aşağıdaki seçeneklerden biri ile iletebilirsiniz.

BAŞVURU YÖNTEMİAÇIKLAMAWeb sitemiz üzerinden başvuru https://ÇVHO.org.tr/kvkk sayfasında yer alan KVKK Başvuru Formunu doldurmak.Yazılı şahsen başvuruÇVHO’ya kimlik ibrazı ve teyidi ile beraber imzalı başvuru formu ile şahsen başvuruda bulunmak.KEP ile elektronik imzalı başvuruİlgili kişi formunu elektronik imza ile imzalayarak kep adresi üzerinden * adresine göndermek.Yazılı posta ile başvuruNoter onaylı imza beyannamesi veya adres ve kimliğini doğrulayan fatura, makbuz vb. ile beraber ıslak imzalı başvuru formunu Cumhuriyet mahallesi Necip Fazıl Kısakürek Caddesi belediye iş merkezi No 15/57 adresine posta yolu ile göndermek.Noter üzerinden başvuruNoter üzerinden yazılı başvuru yapmak.

İlgili kişinin talepleri en kısa sürede ve nihayetinde en geç otuz (30) gün içerisinde ücretsiz olarak değerlendirilip karara bağlanacaktır. Değerlendirme ve karar verme işleminin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi durumunda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifedeki ücret esas alınacaktır.

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI

İÇİNDEKİLER

1. GİRİŞ

1. 1. Tanımlar

1. 2. KVK Politikasının Amaç ve Kapsamı

2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

2. 1. Kişisel Verilerin İşlenmesi ile İlgili Genel İlkeler

2. 2. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

2. 3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

2. 4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi

3. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

4. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

5. KİŞİSEL VERİLERİ GÜVENLİĞİNİ SAĞLAMAK AMACIYLA ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

6. İLGİLİ KİŞİLERİN KİŞİSEL VERİLERİ ÜZERİNDEKİ HAKLARI

7. KVK POLİTİKASI’NDA YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER

GİRİŞ

Değerli Meslektaşlarımız, Kişisel verilerin korunması Çankırı Veteriner Hekimler Odası (bundan sonra “ÇVHO” olarak anılacaktır) için önem arz eden bir husustur. ÇVHO, yürüttüğü hizmet ve faaliyetler kapsamında gerçek kişilerden elde ettiği kişisel verilerin korunması hususunda göstermiş olduğu hassasiyet gereği veri güvenliğinin sağlanması için her türlü teknik ve idari tedbiri almıştır.

ÇVHO, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVK Kanunu) yürürlüğe girdiği 7 Nisan 2016 tarihiyle birlikte meslektaşlarımıza ait kişisel verilerin gizliliğini bir çalışma ilkesi olarak benimsemiştir. ÇVHO, bütün hizmet ve faaliyetlerini gerek T.C. Anayasası gerekse KVK Kanunu ve konuya ilişkin ikincil mevzuatla uyumlu bir şekilde yürütmek amacıyla KVK Kanunu’nun öngördüğü bütün ilkeleri benimsemekte, kişisel verilerin işlenmesi, silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi, aktarılması, ilgili kişinin aydınlatılması ve veri güvenliğinin sağlanmasıyla ilgili üzerine düşen yükümlülüklerini yerine getirmektedir. Bu kapsamda düzenlenen işbu KVK Politikası, kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin erişimine sunulmaktadır.

ÇVHO ile paydaş ilişkisi bulunan meslektaşlarımız, ÇVHO personelleri, hizmet alımı kapsamında çalışan personelleri, iştirakleri, çözüm ortakları, tedarikçiler ve ziyaretçiler; kişisel verilerinin işlenmesi, üçüncü kişilere aktarılması, kişisel veri toplamanın hukuki sebepleri ile kanunda yer alan hakları konularında detaylı bilgiye işbu KVK Politikası metninden ulaşabileceklerdir.

1.1. TANIMLAR

KISALTMATANIM’Açık Rıza’’Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.“Çalışan”ÇVHO ile iş sözleşmesi veya hizmet sözleşmesine bağlı olarak işçi-işveren benzeri ilişkisi olan gerçek kişidir.“KVK Kanunu”6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu“Kişisel Veri”Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişilere ilişkin her türlü bilgidir.“Kişisel Verinin Anonim Hale Getirilmesi”Kişisel verinin başka verilerle eşleştirilmesi dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi işlemidir.“Kişisel Verinin İşlenmesi”Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılmasıyla da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.“Kişisel Verinin Silinmesi”Kişisel verinin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.“Kişisel Verinin Yok Edilmesi”Kişisel verinin hiçbir kimse tarafından, hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.“Kurul”Kişisel Verileri Koruma Kurulu“Kurum”Kişisel Verileri Koruma Kurumu“Özel Nitelikli Kişisel Veri”Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verilerdir.“KVK Politikası”ÇVHO Kişisel Verilerin Korunması Politikasıdır.“ÇVHO”Çankırı Veteriner Hekimleri Odasıdır.“Veri İşleyen”Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişidir.“Veri Sorumlusu”Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.

1.2. KVK POLİTİKASI’NIN AMAÇ VE KAPSAMI

Bu KVK Politikası, kişisel verilerin ÇVHO tarafından elde edilmesi, kullanılması, aktarılması, imha edilmesi ve diğer şekillerde işlenmesine ilişkin konular ile kişisel verilerin korunması için ÇVHO tarafından alınan teknik ve idari tedbirleri ve ilgili kişilerin haklarını açıklamaktadır. Bu KVK Politikası;

ÇVHO ile ilişkisi süren veteriner hekimler: ÇVHO’ya üye olan veteriner hekimler veya bir başka nedenle ÇVHO ile herhangi bir devam eden hizmet ilişkisi nedeniyle bir işlem kaydı bulunan gerçek kişiler.

ÇVHO ile ilişkisi sona ermiş olan veteriner hekimler: ÇVHO üyeliği son vermiş veteriner hekimler.

ÇVHO çalışanları: İş Kanunu, İş Güvenliği mevzuatı başta olmak üzere ilgili mevzuat gereği kişisel verileri işlenen ÇVHO çalışanları.

ÇVHO eski çalışanları: İş Kanunu, İş Güvenliği mevzuatı başta olmak üzere ilgili mevzuat gereği iş akdinin sona ermesinin ardından belirli süre ile işlenmesi zorunlu olan veriler açısından, iş akdi sona ermiş olmasına rağmen kişisel verileri işlenen ÇVHO çalışanları.

ÇVHO hizmet sağlayıcıları, tedarikçi, alt işveren ve bunların çalışanları: ÇVHO’nun hizmet veya ürün aldığı veya alt yüklenicisi olan gerçek kişiler veya bu kişilerin çalışanları.

ÇVHO ile iş ilişkisi sona ermiş olsa dahi ÇVHO hizmet sağlayıcıları, tedarikçi, alt işveren ve bunların çalışanları: ÇVHO ile olan sözleşmesel ilişkileri sona ermiş olmasına rağmen mevzuattan kaynaklanan yükümlülükler gereği verisi işlenilmeye devam eden hizmet sağlayıcılar, tedarikçiler ve altyükleniciler ve bunların çalışanları. Bu kişilere ilişkin veriler mevzuattan kaynaklanan işleme zorunluluğu sona erdiğinde ilgili prosedür uyarınca silinecektir.

ÇVHO Yönetim Kurulu Üyesi,

Görev süresi sona ermiş ÇVHO Yönetim Kurulu Üyesi

Ziyaretçiler,

İş birliği içinde olunan kurumların çalışanları,

Üçüncü kişiler

KVK Kanunu kapsamında işlenen kişisel verileri için uygulanmaktadır. İlgili kişilerden açık rızaları alınarak ile ya da KVK Kanunu’nda sayılan diğer hukuka uygunluk halleri kapsamında elde edilen kişisel veriler, ÇVHO’nun hukuki yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, hizmetlerinin gereği gibi sunulması, sunulan hizmetlerin kalitesinin arttırılması ve kalite politikasının iyileştirilmesi ve işbu KVK Politikasında belirtilen diğer amaçlarla işlenmektedir.

2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ

2.1. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ İLE İLGİLİ GENEL İLKELER

ÇVHO, kişisel veri işleme faaliyetlerini gerçekleştirirken KVK Kanunu’nun 4. maddesinde sıralanan ilkelere riayet etmektedir.

Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma:

ÇVHO, ilgili kişiden ya da üçüncü kişilerden elde ettiği kişisel verilerin kaynağını sorgular ve bunların hukuka uygun ve dürüstlük kuralları çerçevesinde elde edilmesi ile işlenmesine önem verir. Bu çerçevede ÇVHO, kişisel veri aktardığı üçüncü taraflara kişisel verilerin korunması amacıyla gerekli uyarı ve bildirimleri yapar.

Doğru ve gerektiğinde güncel olma:

ÇVHO, tüzel kişiliği bünyesinde bulunan bütün verilerin doğru bilgi olmasına, yanlış bilgi içermemesine ve nihayet kişisel verilerde değişiklik olduğu takdirde bunların kendisine iletildiği durumlarda güncellemeye önem verir. ÇVHO, müşterilerinin ya da kendisi ile temas kuran üçüncü kişilerin beyan ettiği kişisel verilerin doğruluğu ve güncelliği hususunda üzerine düşen makul özen ve dikkati göstermektedir.

Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme:

ÇVHO, meşru ve hukuka uygun olan veri işleme amaçlarını, kişisel veri işleme faaliyetine başlamadan önce belirli ve açık bir biçimde ortaya koymaktadır. Bu şekilde belirlenmiş amaçlar dışında kişisel veriler işlenmemektedir.

İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma:

ÇVHO, kişisel veri işleme faaliyetlerini yalnızca işlenme amacı ile sınırlı olarak gerçekleştirmektedir. Belirlenen amaçla ilgili olmayan kişisel veriler ÇVHO tarafından işlenmez.

İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme:

ÇVHO, kişisel verileri mevzuatın öngördüğü veya işlenme amacının gerektirdiği süre kadar muhafaza eder. Buna karşın mevzuatın öngördüğü süre sona erdiğinde yahut işlenme amaçlarının tamamı ortadan kalktığında kişisel verileri siler, yok eder ya da anonimleştirir.

Söz konusu ilkeler; ÇVHO’nun kişisel verileri açık rızaya dayanarak veya diğer veri işleme şartlarına uygun bir şekilde işlemiş olup olmadığına bakılmaksızın uygulanır. Bu noktada ÇVHO, kişisel verileri veri işleme şartlarına ve genel ilkelere uygun şekilde işlemekte olup aydınlatma yükümlülüğünü de yerine getirmektedir.

2.2. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME ŞARTLARI

ÇVHO, kişisel verileri açık rıza ile yahut diğer veri işleme şartlarına uygun olarak sayılan hallerde işlemektedir:

Kanunlarda açıkça öngörülmesi.

Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.

Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.

İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.

İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

KVK Kanunu’na göre kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. (KVK Kanun m.6)

ÇVHO, özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, KVK Kanunu ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından öngörülen ilave önlemleri alır.

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde KVK Kanunu’nun 6. maddesinde sıralanan veri işleme şartlarına ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından ilan edilen ilave tedbirlere riayet edilmektedir. Bu kapsamda özel nitelikli kişisel veriler aşağıdaki hallerde işlenmektedir:

İlgili kişinin açık rızasının bulunması

Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinin kanunlarda öngörülmesi.

Sağlık ve cinsel hayata ilişkin verilerin kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla sır saklama yükümlülüğü altındaki kişiler tarafından işlenmesi.

2.3. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

ÇVHO, kişisel verileri KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddesinde yer alan hukuki sebepler çerçevesinde aşağıda sayılı amaçlar için işlemektedir:

6343 sayılı Veteriner Hekimliği Mesleğinin İcrasına, Türk Veteriner Hekimleri Birliği ile Odalarının Teşekkül Tarzına Ve Göreceği İşlere Dair Kanun hükümleri çerçevesinde veteriner hekimlerin ÇVHO’ya yazılma ve üyelik işlemlerinin yürütülmesi,

Türk Veteriner Hekimleri Birliği Hizmetlerinin Yürütülmesine İlişkin Uygulama Yönetmeliği hükümlerine göre veteriner hekimlerin ÇVHO’ya üyelik işlemlerinin yürütülmesi,

5363 sayılı Tarım Sigortaları Kanunu hükümleri kapsamında ÇVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması,

Hayvan Hastaneleri Yönetmeliği hükümlerine göre ÇVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması ve yasal işlemlerin yapılması,

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi

Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini

Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi

İç Denetim/ Soruşturma Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi

Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

Talep / Şikayetlerin Takibi

Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi

2.4. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMA YÖNTEMİ

Söz konusu kişisel veriler, temel olarak işbu KVK Politikası kapsamında sözleşmenin kurulması ve ilgili kişilere daha iyi hizmet sağlanması amacıyla işlenmektedir.

Kişisel veriler, ÇVHO veya ÇVHO adına veri işleyen gerçek/tüzel kişiler tarafından, başvuru formları, Çözüm Merkezi, CİMER, talep-şikayet formları, internet sitesi, muhtelif sözleşmeler, her türlü bilgi formları, anketler, toplantılar, yüz yüze görüşmeler, seminerler, konferanslar, iş başvuru formları, iş sözleşmeleri, sosyal medya uygulamaları aracılığıyla, tedarikçilerimizden, iştirakimizden, sosyal ve kültürel proje yürüttüğümüz kuruluşlardan gelen yazılı, sözlü ve dijital bildirimler, çağrı merkezleri, e-posta ve burada sayılanlarla sınırlı olmamak üzere sözlü, yazılı veya elektronik kanallar aracılığı ile KVK Kanunu’nda belirtilen kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak ve işbu KVK Politikasında belirtilen hukuki sebepler doğrultusunda toplamaktadır.

Söz konusu kişisel veriler, kamusal ve idari faaliyetlerimizin, tabi olduğumuz kanunlara uygun olarak sunulabilmesi ve bu kapsamda ÇVHO hizmetlerini yürütebilmesi ile kanundan doğan sorumluluklarımızı eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi, ilgili kişilerin temel hak ve özgürlerine zarar vermeden ÇVHO olarak meşru menfaatlerimizin yerine getirilmesi amaçlarıyla işlenmektedir.

ÇVHO, çalışanlarının kişisel verilerini, iş ilişkileri bakımından gerekli olduğu kadarıyla ve ilgili mevzuatın izin verdiği diğer hallerde onay alınmaksızın işlemekte olup çalışanlarına ait kişisel verilerin gizliliği ve korunmasını temin etmektedir.

3. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

ÇVHO, kişisel verileri yalnızca işbu KVK Politikasında belirtilen amaçlar doğrultusunda ve KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak aktarmaktadır. Bu kapsamda ÇVHO, topladığı kişisel verileri aşağıda belirtilen kişi ve yetkili kurumlara belirli amaçlarla aktarabilecektir:

İlgili mevzuat hükümlerine göre kamu hizmeti niteliğindeki faaliyetlerimizin denetimi amacıyla yetkili kamu kuruluşlarına,

İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının talepleri doğrultusunda ve talep amaçlarıyla sınırlı olarak hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına,

ÇVHO, kamu hizmetlerini gerçekleştirebilmek amacıyla iş birliği içinde olduğu muhtarlıklar, sivil toplum kuruluşları, gönüllü teşekküller, gerçek/tüzel kişiler ile kamu kurum ve kuruluşları ile çözüm ortaklarına,

Kamusal nitelikteki hizmetlerimizle ve iş faaliyetlerimizle sınırlı olmak üzere tüm hizmet sağlayıcısı tedarikçilerimize (Örn. banka, iş sağlığı güvenliği (isg) şirketi, yazılım firması, diğer destek firmaları gibi),

Bulut hizmetleri kapsamında dijital verilerin anlaşmalı olduğumuz bulut hizmeti veren kurum/kuruluşlara,

Taraf olduğumuz sözleşme gereklerinin yerine getirilmesi veya sözleşmeler kapsamında hizmet alımlarının sağlanması, organizasyon ve etkinlik süreçlerinin yerine getirilmesi için gerekli olduğu ölçüde ilgili kurum, kuruluş veya anlaşmalı olduğumuz firmalara, aktarılabilmektedir.

ÇVHO, kişisel verileri paylaşmasının amacı, kamu hizmetlerinin sunabilmek, yasal yükümlülüklerini yerine getirmek, ilgili kişi ile akdetmiş olduğu sözleşmenin uygulanmasını sağlamak, hizmetler ile ilgili hileli veya yasadışı faaliyetleri engellemek ve tespit etmek ile diğer faaliyetlerini hukuka uygun biçimde yürütmektir.

ÇVHO, veri paylaşım faaliyetlerinde hukuka uygun davranmayı ilke edinir. Kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişiler ile ancak hizmetin gerektirdiği ölçüde veri paylaşılmaktadır. Bu tarafların mutlaka veri güvenliğine ilişkin tedbirleri alması için azami özen gösterilmektedir.

Yukarıda belirtilen yurt içi aktarıma konu kişisel veriler, veri güvenliğini sağlayacak teknik tedbirlerin yanı sıra; veri aktarım sözleşmeleri vasıtasıyla hukuksal olarak da korunmaktadır.

ÇVHO, işlediği kişisel verileri; yasalar karşısındaki yükümlülüğünü ifa etmek amacıyla yasal olarak bu bilgileri talep etmeye yetkili olan kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşabilecektir.

4. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI VE İMHASI

KVK Kanunu uyarınca kişisel veriler, doğru ve güncel tutulmakta, ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Bu süre her kişisel veri kategorisi için ayrı olarak belirlenmekte olup bu sürenin geçmesinden sonra ise ilgili kişisel veriler Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca belirlenen periyodik imha sürelerinin sonunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini; kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini; kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini ifade etmektedir.

Bu kapsamda ÇVHO, gerekli periyodik imha sürelerini belirlemiş ve Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası oluşturmuştur. ÇVHO kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemleri kayıt altına alır ve söz konusu kayıtları mevzuatta belirlenen veya işlem için gereken süre kadar saklar.

İlgili kişiler, ÇVHO’ya başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde ÇVHO;

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. İlgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talebi KVK Kanunu’nun 13. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesini açıklayarak reddedebilir ve ret cevabını ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirir.

5. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİ SAĞLAMAK AMACIYLA ALINAN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

ÇVHO, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için, teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır. Kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle ve ilave tedbirlerle uygulanmakta ve ÇVHO bünyesinde gerekli denetimler periyodik olarak en üst düzeyde sağlanmaktadır.

ÇVHO, kişisel verilerin yalnızca bu KVK Politikasında belirtilen amaçlar kapsamında işlenmesini sağlamak ve kötü niyetli olarak kullanılması, kişisel verilere yetkisiz şekilde erişilmesi, paylaşılması, yok edilmesi veya değiştirilmesi gibi riskleri azaltmak için uygun her türlü güvenlik tedbirini almış bulunmaktadır. Bu güvenlik tedbirleri kişisel verilerin yeterli düzeyde veri koruması sağlamayabilecek ülkelere aktarımı gibi konularda alınan sair önlemleri de kapsamaktadır.

Kişisel veriler gizlidir ve ÇVHO bu gizliliğe riayet etmektedir. Kişisel verilere ancak ÇVHO içinde yetki verilmiş kişiler ulaşabilir. Bu çerçevede yazılımların standartlara uygun olması, üçüncü tarafların özenle seçilmesi ve ÇVHO içinde de veri koruma politikasına riayet edilmesi sağlanmaktadır.

ÇVHO veri güvenliği sağlamak için aldığı teknik ve idari tedbirler kapsamında;

Çalışanlarına yönelik kişisel verilerin korunması konusunda düzenli eğitimler ve farkındalık çalışmaları düzenlemektedir.

ÇVHO kişisel veri işleme envanterine dayalı olarak politikalar oluşturmakta ve politikaların uygulanması için gerekli süreçleri kurgulamaktadır.

ÇVHO kişisel verilerin korunması hukuku kapsamındaki risklerini tespit etmekte ve risklerin bertaraf edilmesine yönelik çalışmaları özenle yürütmektedir. Bu kapsamda aktif aydınlatma ve açık rıza kanallarını yaratmaktadır.

Kişisel verilerin korunması hukukuna ilişkin yükümlülüklerin yerine getirilmesi için ÇVHO içi periyodik denetimler gerçekleştirmektedir.

Güncellenen mevzuata uyum konusunda sürekli olarak hukuki danışmanlık hizmeti temin etmektedir.

Özel nitelikli kişisel verilerin korunması için ayrı bir politika oluşturmakta ve Kurulca belirlenen ilave tedbirleri uygulamaktadır.

Veri işleyenler ile ilişkilerin yönetilmesi konusunda gerekli veri paylaşım sözleşmesi vb. tedbirleri uygulamaktadır.

Güvenlik duvarları ve Güvenli Soket Katmanı (SSL) şifrelemesi gibi genel kabul görmüş güvenlik teknolojisi standartlarını kullanmaktadır.

Virüs koruma sistemleri, güvenli veri tabanları, sunucular, güvenlik duvarları kullanmaktadır.

Elektronik posta bilgilerinin şifrelenmesi dâhil, güncel teknolojik gelişmeler ışığında kişisel verileri korumak için risk durumunun analizini yapılarak en geniş ve uygun önleyici güvenlik önlemleri almaktadır.

Kişisel verilerin saklanacağı veri tabanlarının güvenliğini sağlamak için güvenli teknik altyapıyı oluşturmaktadır.

Alınan teknik tedbirlerin ve denetim süreçlerinin raporlanmasına ilişkin prosedürleri belirlemektedir.

Kişisel verilerin korunmasına ilişkin sair idari tedbirleri almaktadır.

Güvenliğe ilişkin önlemler, periyodik olarak yenilenmekte ve geliştirilmektedir.

ÇVHO’nun gerekli bilgi güvenliği önlemlerini almasına karşın, ÇVHO tarafından işletilen platformlara veya ÇVHO sistemine yapılan saldırılar sonucunda kişisel verilerin zarar görmesi veya yetkisiz üçüncü kişilerin eline geçmesi durumunda ÇVHO, söz konusu ihlali gidermek için derhal harekete geçer ve ilgilinin zararını en aza indirir. ÇVHO, bu durumu derhal ilgili kişilere ve Kurul’a bildirir ve gerekli önlemleri alır.

6. İLGİLİ KİŞİLERİN KİŞİSEL VERİLERİ ÜZERİNDEKİ HAKLARI

Türkiye Cumhuriyeti Anayasası’na göre, herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. Bu bağlamda ilgili kişinin kişisel verileri üzerindeki hakları KVK Kanunu’nun 11. maddesinde aşağıda şekilde sıralanmıştır:

Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,

Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

KVK Kanunu’nun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

İşbu silme, yok etme veya düzeltme işlemlerinin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,

İşlenen verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

Kişisel verilerinin KVK Kanunu’na aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

İlgili kişilerin yukarıda sayılan haklarına ilişkin taleplerini Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de öngörülen başvuru usullerine uygun olarak ÇVHO’ya iletmesi durumunda ÇVHO, işbu talebi niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde ÇVHO, Kurulca belirlenen tarifedeki ücreti alabilecektir.

İlgili kişi, yukarıda belirtilen hakları kapsamında taleplerini, yazılı olarak veya kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da ilgili kişi tarafından ÇVHO’ya daha önce bildirilen ve ÇVHO’nun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle iletebilir. Yapılan başvuruda;

Ad, soyad ve başvuru yazılı ise imza,

Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,

Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,

Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,

Talep konusu

Bulunması ve konuya ilişkin bilgi ve belgelerin başvuruya eklenmesi zorunludur. Başvurular ancak Türkçe olması halinde değerlendirmeye alınacaktır. İlgili kişiler adına üçüncü kişilerin başvuru talebinde bulunabilmesi için ilgili kişi tarafından başvuruda bulunacak kişi adına noter kanalıyla düzenlenmiş özel vekâletname bulunmalıdır.

GÜNCELLEME

ÇVHO, işbu KVK Politikasında her zaman değişiklik yapabilir. Bu değişiklikler, değiştirilmiş yeni KVK Politikasının yayınlandığı gün geçerlilik kazanır. Politikada yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda gösterilmektedir.

Politika Güncelleme TarihiDeğişiklikler

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASININ HAZIRLANMA AMACI

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), veri sorumlusu sıfatıyla Çankırı Veteriner Hekimleri Odası (bundan sonra “ÇVHO” olarak anılacaktır.) tarafından ÇVHO kişisel veri işleme envanterine uygun olarak hazırlanmıştır. Politikanın hazırlanma amacı 28 Ekim 2017 tarihli ve 30224 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’te öngörülen yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi; tüzel kişilik bünyesinde kişisel veri saklama ve periyodik imha sürelerinin ortaya konulması; kişisel verileri saklama ve imha süreçlerinde yer alanların unvanlarının, birimlerinin ve görev tanımlarının belirlenmesi ve diğer yükümlülüklerin yerine getirilmesidir.

TANIMLAR

KISALTMATANIM“Açık Rıza”Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.“İlgili Kullanıcı”Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.“İmha”Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.“Kanun”6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.“Kayıt Ortamı”Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.“Kişisel Veri”Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.“Kişisel Veri İşleme Envanteri”Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.“Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi”Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.“Kişisel Verilerin İşlenmesi”Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.“Kişisel Verilerin Silinmesi”Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.“Kişisel Verilerin Yok Edilmesi”Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.“Kurul”Kişisel Verileri Koruma Kurulu“Periyodik İmha”Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.“Politika”Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası“Sicil”Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicili.“ÇVHO”Çankırı Veteriner Hekimleri Odası.“Veri Kayıt Sistemi”Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.“Veri Sahibi”Kişisel verisi işlenen gerçek kişi“Veri Sorumlusu”Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi“Yönetmelik”Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

KAYIT ORTAMLARI

Kişisel veriler, ÇVHO tarafından Kanun ve diğer mevzuata uygun bir şekilde ve veri güvenliğini sağlamaya yönelik her türlü teknik ve idari tedbir alınarak aşağıdaki fiziki ve elektronik ortamlarda saklanmaktadır:

Fiziki Kayıt Ortamları

Birim Dolapları

Arşiv

Elektronik Kayıt Ortamları

Personel bilgisayarları

Sunucular

Yazılımlar (Bordro programları, İşyeri hekimi programı)

Çıkartılabilir bellekler (USB vb.)

Yazıcı, tarayıcı, faks makinesi

Mobil cihazlar (Telefon, tablet vb.)

Optik diskler (CD, DVD vb.)

EV VE SÜS HAYVANLARININ TİCARİ OLMAYAN HAREKETLERİNDE UYGULANACAK HAYVAN SAĞLIĞI ŞARTLARINA DAİR Y

KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER

ÇVHO bünyesinde kişisel veriler aşağıda belirtilen amaçlar çerçevesinde işlenmekte ve saklanmaktadır:

6343 sayılı Veteriner Hekimliği Mesleğinin İcrasına, Türk Veteriner Hekimleri Birliği İle Odalarının Teşekkül Tarzına Ve Göreceği İşlere Dair Kanun hükümleri çerçevesinde veteriner hekimlerin ÇVHO’ya yazılma ve üyelik işlemlerinin yürütülmesi,

Türk Veteriner Hekimleri Birliği Hizmetlerinin Yürütülmesine İlişkin Uygulama Yönetmeliği hükümlerine göre veteriner hekimlerin ÇVHO’ya üyelik işlemlerinin yürütülmesi,

5363 sayılı Tarım Sigortaları Kanunu hükümleri kapsamında ÇVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması,

Hayvan Hastaneleri Yönetmeliği hükümlerine göre ÇVHO’dan veteriner hekimlere ilişkin yetkili kurum ve kuruluşlardan talep edilecek bilgilerin aktarılması ve yasal işlemlerin yapılması,

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi

Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

Fiziksel Mekân Güvenliğinin Temini

Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi

İç Denetim/ Soruşturma Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Organizasyon ve Etkinlik Yönetimi

Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

Talep / Şikayetlerin Takibi

Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi

ÇVHO tarafından hukuka uygun olarak ve veri güvenliğini sağlamaya yönelik her türlü teknik ve idari tedbir alınarak saklanan kişisel veriler aşağıdaki sebeplerin ortaya çıkması halinde re’sen ya da veri sahibinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir:

Kişisel veri saklama faaliyetinin veri sahibinin açık rızasına dayandığı hallerde açık rızanın geri alınmış olması

Kişisel verilerin saklanma amacının gerçekleşmiş, imkansızlaşmış ya da diğer herhangi bir yolla ortadan kalkmış olması

Kişisel verilerin saklanmasına dayanak teşkil eden mevzuat hükümlerinin değişmesi ya da yürürlükten kalkması

Kanun’un 5. maddesinde yer alan işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkmış olması

Veri sahibinin ÇVHO’ya usulüne uygun olarak ilettiği kişisel verilerinin imhasına ilişkin talebinin ÇVHO tarafından haklı görülmesi ve olumlu sonuçlandırılması

ÇVHO’nun, veri sahibi tarafından kişisel verilerinin imhası talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması.

ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN SEBEPLER

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel verilerdir.

Özel nitelikli kişisel veriler, ÇVHO tarafından 6698 sayılı Kanun ile diğer mevzuata ve Kurul tarafından yayımlanan Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler kararına uygun olarak aşağıdaki sebeplerle dahilinde saklanmaktadır:

Veri sahibinin açık rızasının elde edilmiş olması

Sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin saklanmasının kanunlarda öngörülmüş olması

Sağlık ve cinsel hayata ilişkin verilerin saklanmasının kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi için gerekli olması.

ÇVHO tarafından 6698 sayılı Kanun ile diğer mevzuata ve Kurul tarafından yayımlanan Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesinde Veri Sorumlularınca Alınması Gereken Yeterli Önlemler kararına uygun olarak saklanan özel nitelikli kişisel veriler aşağıdaki sebeplerin ortaya çıkması halinde re’sen ya da veri sahibinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da anonim hale getirilir:

Özel nitelikli kişisel veri saklama faaliyetinin veri sahibinin açık rızasına dayandığı hallerde açık rızanın geri alınmış olması

Özel nitelikli kişisel verilerin saklanma amacının gerçekleşmiş, imkansızlaşmış ya da diğer herhangi bir yolla ortadan kalkmış olması

Özel nitelikli kişisel verilerin saklanmasına dayanak teşkil eden mevzuat hükümlerinin değişmesi ya da yürürlükten kalkması

Kanun’un 6. maddesinde yer alan işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkmış olması

Veri sahibinin ÇVHO’ya usulüne uygun olarak ilettiği özel nitelikli kişisel verilerinin imhasına ilişkin talebinin ÇVHO tarafından haklı görülmesi ve olumlu sonuçlandırılması

ÇVHO’nun, veri sahibi tarafından özel nitelikli kişisel verilerinin imhası talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması.

KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN HUKUKİ SEBEPLERİ

ÇVHO’da yürüttüğümüz faaliyetler çerçevesinde işlenen kişisel veriler ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilmekte olup bu kapsamdaki kişisel veriler mevzuatın öngördüğü süre boyunca saklanmaktadır. Bunlar;

6343 sayılı Veteriner Hekimliği Mesleğinin İcrasına, Türk Veteriner Hekimleri Birliği ile Odalarının Teşekkül Tarzına ve Göreceği İşlere Dair Kanun

Türk Veteriner Hekimleri Birliği Hizmetlerinin Yürütülmesine İlişkin Uygulama Yönetmeliği

5363 sayılı Tarım Sigortaları Kanunu

5996 sayılı Veteriner Hizmetleri, Bitki Sağlığı, Gıda ve Yem Kanunu

5199 Sayılı Hayvanları Koruma Kanunu

1380 sayılı Su Ürünleri Kanunu

Hayvan Hastaneleri Yönetmeliği

Ev ve Süs Hayvanlarının Üretim, Satış, Barınma ve Eğitim Yerleri Hakkında Yönetmelik

Hayvan Satış Yerlerinin Ruhsatlandırma ve Denetleme Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik

Ev ve Süs Hayvanlarının Ticari Olmayan Hareketlerinde Uygulanacak Hayvan Sağlığı Şartlarına Dair Yönetmelik,

Veteriner Hekim Muayenehane ve Poliklinik Yönetmelik,

6331 sayılı İş sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

4857 sayılı İş Kanunu,

5510 sayılı Sosyal Güvenlik ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,

6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu 5/2. maddesine göre a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi; c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması; ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması; e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması; İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması halinde ilgilinin açık rızasına ihtiyaç duyulmaksızın;

6698 sayılı Kişisel Verileri Koruma Kanunu 5/1. maddesine göre ilgilinin açık rızası vasıtasıyla.

VERİ GÜVENLİĞİNİ SAĞLAMAK İÇİN ALINAN TEDBİRLER

Kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi, erişilmesinin önlenmesi ve verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi amacıyla ÇVHO tarafından alınmış olan tüm idari ve teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

İdari Tedbirler

ÇVHO’nun aldığı idari tedbirler şunlardır:

ÇVHO, Kanun ve diğer mevzuata uygun olarak kişisel veri güvenliği politika ve prosedürlerini belirler; Kanun’un ve belirlenen politikaların uygulanmasının temini için tüzel kişiliği bünyesinde düzenli denetim çalışmaları yürütür.

ÇVHO, kişisel verilerin korunması konusunda bilgili personel istihdam eder. Personellerine yönelik kişisel verilerin korunması hukuku eğitim programları düzenler ve farkındalık çalışmaları yürütür.

ÇVHO, kişisel veri aktarım faaliyetlerinde kişisel verilerin aktarıldığı kişiler ile veri paylaşım sözleşmesi imzalar ve veri güvenliğini sağlar.

ÇVHO, saklanan kişisel verilere erişim yetkisini yalnızca tüzel kişilik bünyesindeki görevi gereği yetkili personel ile sınırlandırır.

ÇVHO, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak üçüncü kişiler tarafından ele geçirilmesi halinde ihlali veri sahibine ve Kurul’a gecikmeksizin bildirir.

Teknik Tedbirler

ÇVHO, teknik tedbirler kapsamında;

Kurulan sistemler kapsamında gerekli iç kontrolleri yapar.

Kurulan sistemler kapsamında bilgi teknolojileri risk değerlendirmesi ve iş etki analizinin gerçekleştirilmesi süreçlerini yürütür.

Verilerin kurum dışına sızmasını engelleyecek veyahut gözlemleyecek teknik altyapının temin edilmesini ve ilgili matrislerin oluşturulmasını sağlar.

Düzenli olarak ve ihtiyaç oluştuğunda sızma testi hizmeti alarak sistem zafiyetlerinin kontrolünü sağlar.

Bilgi teknolojileri birimlerinde çalışanların kişisel verilere erişim yetkilerinin kontrol altında tutulmasını sağlar.

Kişisel verilerin yok edilmesi geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanır.

Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortam, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli yöntemler ile korunur.

PERİYODİK İMHA SÜRESİ

ÇVHO, işbu Politikada belirlenen saklama süresinin dolması ile imha yükümlülüğünün ortaya çıkmasını takip eden ilk periyodik imha işleminde kişisel verileri siler, yok eder ya da anonim hale getirir.

Periyodik imha, yılda iki kez 6 aylık aralıklarla olmak üzere Mart ve Eylül aylarında gerçekleştirilir.

KAYITLARIN SAKLANMASI

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, mevzuatta belirtilen veya işlem için gerekli olan süre boyunca saklanır.

SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Veri KategorisiVeri Saklama Süresi1-KimlikMevzuata göre sınırsız süre ile saklananlar dışında hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 15 yıl2-İletişimMevzuata göre sınırsız süre ile saklananlar dışında hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl3-Özlükİş sözleşmesinin sona ermesinden itibaren 10 yıl4-Hukuki İşlem Kişisel VeriHukuki işlemin kesinleşmesinden itibaren 20 yıl5-Fiziksel Mekân Güvenliği1 Yıl6-İşlem Güvenliği18 Ay7-FinansHukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl8-Mesleki Deneyimİş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl9-Görsel ve İşitsel Kayıtlar Kişisel VeriHukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 Yıl10-Sağlık Bilgileri Özel Nitelikliİş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl11-Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri Özel Nitelikliİş ilişkisinin sona ermesinden itibaren 10 yıl12- Oda Üyelerinin İşyeri BilgisiSicil kaydı devam ettiği süre ile sınırlı13- Üyelerin Oda Sicil Bilgileri Kişisel VeriMevzuat gereği süre sınırı olmaksızın.

PERSONEL UNVAN, BİRİM VE GÖREV TANIMLARI TABLOSU

ÇVHO tüm birimleri ve çalışanları politika kapsamında yer almaktadır. ÇVHO, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla uygun güvenlik düzeyini temin etmeye yönelik gerekli her türlü teknik ve idari tedbirlerin alınması konusunda ilgili birimlere sorumluluk yüklemiş olup bu sorumluluklar aşağıdaki tabloda tanımlanmıştır.

UNVANGÖREV TANIMIÇankırı Veteriner Hekimler Odası Kişisel Verileri Koruma Komisyonu (ÇVHOKVK)Politikanın hazırlanması, güncellenmesi, yürütülmesi, uygulanması için teknik çözümlerin oluşturulması ve yayınlanması, çalışanların politika ile uyumlu olmasından sorumludurÇVHO Yönetim KuruluYönetiminden sorumlu oldukları birimde Politikanın uygulanmasından sorumludur.ÇVHO MüdürüBağlı olduğu müdürlükte KVKK uyum sürecinin yürütülmesi ve çalışmaların devamı için ÇVHOKVK ile iletişimi sağlamaktan, Müdürlük Kişisel Veri Envanterinin hazırlanmasından sorumludur

GÜNCELLEME

İşbu Politikada yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda gösterilmektedir.

Politika Güncelleme TarihiDeğişiklikler

VERİ SAHİBİ BAŞVURULARI YÖNETİM POLİTİKASI

AMAÇ

İşbu Veri Sahibi Başvuruları Yönetim Politikasının amacı, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu bünyesindeki irtibat kişinin görevleri ile veri sahibi başvurularında izlenecek yöntemlerin ortaya konulmasıdır.

TANIMLAR

KISALTMA TANIM

“Veri Sahibi” Kişisel verisi işlenen gerçek kişidir.

“İrtibat Kişisi” ÇVHO’nun 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve bu Kanuna dayalı olarak çıkarılacak ikincil düzenlemeler kapsamındaki yükümlülükleriyle ilgili olarak, Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile kurulacak iletişim için ÇVHO tarafından Veri Sorumluları Siciline kayıt esnasında bildirilen gerçek kişidir.

“Veri Sorumlusu” Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişidir.

“ÇVHO” Çankırı Veteriner Hekimleri Odasıdır.

“Kanun” 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunudur.

İRTİBAT KİŞİSİNİN GÖREVLERİ

İrtibat kişisi bilgileri, Veri Sorumluları Siciline kayıt esnasında işlenir. İrtibat kişisi ÇVHO’yu Kanun ve ikincil mevzuat hükümlerine göre temsile yetkili değildir.

İrtibat kişisi, veri sahiplerinin ÇVHO’ya yönelteceği taleplerin cevaplandırılması konusunda iletişimi ve Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile ÇVHO arasındaki iletişimi sağlar.

VERİ SAHİBİ BAŞVURUSUNUN GEÇERLİLİK ŞARTLARI

4.1 Başvuru Hakkına Sahip Olan Kişiler

Bütün gerçek kişiler, Kanun’un 11. maddesinde sıralanan taleplerine ilişkin olarak (başvurularını Türkçe yapmak kaydıyla) ÇVHO’ya başvuru hakkına sahiptir.

4.2 Başvuru Usulü

Veri sahipleri aşağıdaki yöntemlerden birini kullanarak Türkçe başvuru yapmak zorundadır. Bu yöntemler dışında (örneğin, sözlü olarak) yapılan başvuruları ÇVHO’nun değerlendirme zorunluluğu yoktur.

• Yazılı olarak

• Kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da veri sahibi tarafından ÇVHO’ya daha önce bildirilen ve ÇVHO’nun sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle

• Başvuru amacına yönelik geliştirilmiş bir yazılım ya da uygulama vasıtasıyla

Başvuruda Bulunması Gereken Bilgiler

Veri sahibi, başvurusunda aşağıdaki bilgilerin tamamını iletmek zorundadır.

• Ad, soyadı ve başvuru yazılı ise imza,

• Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası,

• Tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi,

• Varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası,

• Talep konusu

Konuya ilişkin diğer bilgi ve belgeler başvuruya eklenir.

Başvuruda Yer Alabilecek Talepler

Veri sahibi başvurusunda yer alabilecek talepler şunlardır:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme

• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme

• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme

• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme

• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme

• İşlenmesini gerektiren bütün sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme

• Kişisel verilerin düzeltilme ve imha edilme işlemlerinin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme

• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme

• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme

BAŞVURUNUN ALINMASI

İlgili kişiler, Kanunun 11 inci maddesi kapsamında taleplerini aşağıdaki seçeneklerden biri ile iletebilir.

BAŞVURU YÖNTEMİ AÇIKLAMA

Web sitemiz üzerinden başvuru

https://ÇVHO.org.tr/kvkk sayfasında yer alan KVKK Başvuru Formunu doldurmak.

Yazılı şahsen başvuru ÇVHO’ya kimlik ibrazı ve teyidi ile beraber imzalı başvuru formu ile şahsen başvuruda bulunmak.

KEP ile elektronik imzalı başvuru İlgili kişi formunu elektronik imza ile imzalayarak kep adresi üzerinden * adresine göndermek.

Yazılı posta ile başvuru Noter onaylı imza beyannamesi veya adres ve kimliğini doğrulayan fatura, makbuz vb. ile beraber ıslak imzalı başvuru formunu Cumhuriyet mahallesi Necip Fazıl Kısakürek Caddesi belediye iş merkezi No 15/57 adresine posta yolu ile göndermek.

Noter üzerinden başvuru Noter üzerinden yazılı başvuru yapmak.

Yukarıda yer alan geçerlilik şartlarını taşıyan başvurular, ÇVHO’nun belirlediği irtibat kişisi tarafından alınır. Başvurunun irtibat kişisi dışındaki bir çalışana ya da üçüncü kişiye iletilmesi durumunda başvuru, ilgili çalışan/üçüncü kişi tarafından gecikmeksizin irtibat kişisine iletilmelidir.

ÇVHO bünyesinde kişisel verilerin korumasına ilişkin kurulan “Çankırı Veteriner Hekimler Odası Kişisel Verileri Koruma Komisyonu” (ÇVHOKVK) görevlendirilmiştir. Başvuru doğrudan ÇVHOKVK’ya yönlendirilir. Süreç kapsamında diğer gerekli işlemleri ÇVHOKVK tarafından gerçekleştirir.

ÇVHOKVK başvuru dilekçesinde açıklık bulunmaması durumunda veri sahibinden ilave bilgi talep edebilir.

ÇVHOKVK, ÇVHO ile ilişkisini belirlediği veri sahibinin başvurusu yönlendirmek üzere Kişisel Veri İşleme Envanterinden ilgili birimi tespit eder ve başvuruyu yönlendirir.

BAŞVURU İNCELEME SÜRESİ

Veri sahibi başvuruları talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde sonuçlandırılır. Bu süre;

• Yazılı başvurularda evrakın veri sorumlusu ÇVHO’ya tebliğ edildiği tarihten,

• Diğer yöntemlerle yapılan başvurularda ise; başvurunun veri sorumlusu ÇVHO’ya ulaştığı tarihten itibaren hesaplanır.

BAŞVURULARIN SONUÇLANDIRILMASI

ÇVHO, veri sahibi başvurularını etkin, hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olarak değerlendirir; başvuruyu kabul eder ya da gerekçesini açıklayarak reddeder.

ÇVHO, cevabını veri sahibine yazılı olarak veya elektronik ortamda bildirir. ÇVHO cevap yazısında aşağıdaki hususların yer alması zorunludur:

• Veri sorumlusu veya temsilcisine ait bilgiler

• Başvuru sahibinin; adı ve soyadı, Türkiye Cumhuriyeti vatandaşları için T.C. kimlik numarası, yabancılar için uyruğu, pasaport numarası veya varsa kimlik numarası, tebligata esas yerleşim yeri veya iş yeri adresi, varsa bildirime esas elektronik posta adresi, telefon ve faks numarası

• Talep konusu

• ÇVHO’nun başvuruya ilişkin açıklamaları

Veri sahibinin talebinin kabul edilmesi hâlinde, ÇVHO talebin gereğini en kısa sürede yerine getirir ve veri sahibine bilgi verir.

ÜCRET

ÇVHO, veri sahibi başvurularını kural olarak ücretsiz sonuçlandırır. Ancak veri sahibi başvurusuna yazılı olarak cevap verilecekse 10 (on) sayfanın üzerindeki her sayfa için 1 (bir) Türk Lirası işlem ücreti alınabilir. Başvuruya cevabın CD, flash bellek gibi bir kayıt ortamında verilmesi halinde ÇVHO tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının maliyetini geçemez.

Başvurunun ÇVHO’nun hatasından kaynaklanması halinde alınan ücret ilgiliye iade edilir.

GÜNCELLEME

İşbu Politikada yapılan değişiklikler aşağıdaki tabloda gösterilmektedir.